Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. Hoewel met de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur het college primair verantwoordelijk is voor de realisatie van de door de raad gestelde beleidskaders, is het voor diezelfde raad desalniettemin interessant om op hoofdlijnen kennis te nemen van de wijze waarop de bedrijfsvoering is georganiseerd.
De gemeentelijke dienstverlening digitaliseert in rap tempo. Daarnaast wordt er steeds meer gebruik gemaakt van sociale media. Het gebruik van communicatie en sociale media wordt steeds belangrijker en zal meer onderdeel van de dagelijkse praktijk moeten worden om bijvoorbeeld in netwerken te kunnen participeren en om collega's en inwoners op de hoogte te kunnen houden van de nieuwste ontwikkelingen.
Informatiestromen
De website vormt de basis van een constante informatiestroom over het gemeentelijk beleid en de effecten daarvan voor de inwoners van de stad. De site is een toptakensite, bedoeld om bezoekers snel wegwijs te maken. Ontwikkeld vanuit de gedachte, waarom bezoekt een inwoner onze website en wat zoekt deze daar dan. De externe klanten worden hierdoor sneller geholpen. Bewoners kunnen steeds meer digitale diensten afnemen. Ook het maken van een afspraak is verbeterd.
De investeringen in social media komen goed tot hun recht. Vragen van burgers worden beantwoord of direct naar de juiste persoon geleid. De beantwoording van de vele vragen die hier binnenkomen is grotendeels geschied door de Stadswinkel, maar deels ook door de afdeling Communicatie en Representatie.
Daarnaast verschijnt er tweewekelijks een pagina met gemeentelijke informatie in het weekblad Nissewaard. In 2017 heeft de frequentie hiervan iets hoger gelegen vanwege de vele berichtgeving over het omgekeerd inzamelen van afval. Vanuit het projectbureau De Elementen is de voorlichting verzorgd over de ontwikkeling van de gelijknamige nieuwbouwwijk tussen de Oude Maas en het centrumgebied, waarbij de start van de bouw van de Haven een van de hoogtepunten was.
Uiteraard worden belangrijke nieuwsitems gedeeld door middel van persberichten en worden er bij bijzondere projecten informatieavonden georganiseerd.
Bijeenkomsten
Door het organiseren van zo'n 30 tot 40 informatie- en inspraakbijeenkomsten afgelopen jaar is de bewoners- en belangengroeperingen de mogelijkheid geboden in direct contact met bestuurders en deskundigen over belangrijke ontwikkelingen in straat, buurt en stad van gedachten te wisselen. Voor belangrijke maatschappelijke kwesties, zoals het bevorderen van wijkveiligheid, het voorkomen van overlast en vandalisme, vervuiling en verpaupering van buurten en parkeren is samen met bewoners van onze gemeente naar oplossingen gezocht.
Mediaberichten
Met zo'n 100 tot 125 persberichten per jaar is de lokale, regionale en landelijke media zo snel en volledig mogelijk geïnformeerd over besluiten en gebeurtenissen die voor een breed publiek interessant en/of belangrijk zijn. Het streven was een evenwichtig beeld van de gemeente uit te dragen.
Door een permanente vernieuwing en verbetering van de eigen media en goede contacten met vooral de lokale media zullen we ook in 2018 op een goede manier voorlichting en communicatie realiseren.
Citymarketing
Er is in 2016 een nieuw citymarketingplan geschreven dat doorloopt tot 2026. De plannen die beschreven stonden in het jaarplan 2017 zijn, een enkele uitzondering daargelaten, allemaal gerealiseerd. Er wordt weer een jaaractieplan 2018 aangeboden, waarin specifieke activiteiten voor 2018 bekend worden.
De focus is ligt verlegd met meer aandacht voor toerisme en het Haven Industrieel Complex. Het woonplatform dat samen met marktpartijen is opgericht is verantwoordelijk voor meerdere woonbeurzen in Spijkenisse die goed bezocht zijn. Zowel het VliegerFestival als het SpijkenisseFestival hebben een recordaantal bezoekers getrokken. Beide evenementen voorzien in een grote behoefte. Ook SpijkenisseLive, een betaald evenement dat weliswaar qua bezoekersaantallen minder was, was wel zo succesvol dat hier in 2018 mee wordt doorgegaan vormgegeven.
De voornaamste taak van de financiële functie is het adviseren en ondersteunen van het bestuur en de organisatie op het gebied van financiën. Het doel daarbij is dat het bestuur en de organisatie hun ambities en verantwoordelijkheden kunnen waarmaken onder de voorwaarde van een evenwichtige financiële huishouding nu en in de toekomst. Voor het gemeentebestuur zorgen we voor de financiële advisering (financiële paragraaf en advisering circulaires) en voor de samenstelling en tijdige aanlevering van de planning en control producten (P&C): kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarstukken.
In 2017 stond de verdere doorontwikkeling van het proces rondom P&C cyclus centraal. Hiertoe is o.a. gestart met de implementatie van nieuwe begrotingssoftware (LIAS), welke niet alleen het ambtelijk proces heeft verbeterd, maar ook de digitale toegankelijkheid van P&C documenten voor de college, raad en inwoners vergroot. In oktober 2017 is dan ook voor de eerste keer de begroting van de gemeente Nissewaard in de vorm van een website opgeleverd.
In november heeft de gemeenteraad een meerjarig sluitende programmabegroting 2018-2021 vastgesteld. Het financieel evenwicht blijft echter nog broos zodat versterking van het weerstandsvermogen wenselijk blijft en nog altijd scherp dient worden gestuurd op de uitgaven en keuzes die worden gemaakt in uitvoering van taken.
In samenspraak met de accountant (Deloitte) is in het najaar gestart met een verbetertraject van de financiële functie in de organisatie met o.a. als doel om een versnelling en verbetering van het proces rondom het opstellen voor de jaarstukken 2017 te realiseren.
Tot slot is eind 2017 een plan van aanpak opgesteld voor de verbijzonderde interne controles (VIC's) in 2018. Hierbij wordt een doorontwikkeling gemaakt naar een risico- en procesgerichte benadering, waarmee de toegevoegde waarde van de VIC’s wordt vergroot ten behoeve van de interne beheersing en procesverbetering.
Het jaar 2017 was het jaar waarin de afdeling Juridische en Bestuurlijke Zaken de laatste uit 2014 daterende bezuinigingsbeslissingen op de formatie succesvol heeft geëffectueerd. Daarnaast is verder geïnvesteerd in informatieveiligheidsbeleid nadat in 2016 een Chief Information Security Officer (ciso) is aangesteld. Ook heeft in 2017 een Legal audit plaatsgevonden. Dat is een door een externe expert verricht onderzoek naar de kwaliteit en effectiviteit van het juridisch functioneren van de gemeente en haar organisatie. De daaruit voortvloeiende aanbevelingen zullen in 2018 ter hand worden genomen teneinde de juridische organisatie tot volle wasdom te brengen.
Verder is het goed gebruik dat in de jaarrekening alvast vooruit wordt geblikt op het jaarverslag “bezwaar en beroep”. Die vooruitblik levert op dat in 2017 421 bezwaarschriften zijn ingediend. Dat is een daling ten opzichte van 2016. In 2016 deed zich voor het eerst sinds jaren een daling voor: toen ontvingen wij 487 bezwaren, tegenover 529 bezwaarschriften in 2015. De aantallen in de jaren daarvoor: in 2014 504, in 2013 477 en in 2012 356.
In 74% van de gevallen had het ingekomen bezwaarschrift betrekking op een besluit uit het sociale domein. In voorgaande jaren was dit ruim 80%.
Er zijn in 2017 445 bezwaarschriften afgehandeld. Hiervan betrof 80% het sociale domein. Tot slot kan gemeld worden dat er rond de 70 bestuursrechtelijke beroepsprocedures zijn gestart waarvan het grootste deel (circa 50) beroep bij de rechtbank betreft, en de overige zaken hoger beroep of verzoeken om een voorlopige voorziening. Ook het totaal aantal beroepsprocedures is enigszins afgenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Een jaarverslag met daarin de exacte cijfers en achtergronden over de aantallen bezwaar- en beroepschriften in 2017 wordt in de loop van 2018 aan de commissie Bestuur aangeboden.
Budget 2017 | Realisatie 2017 | Resultaat 2017 | |
Salarissen | 47.795.634 | 46.056.207 | 1.739.427 |
Inhuur | 2.594.174 | 4.618.788 | -2.024.614 |
Inhuur (specifiek) | 1.684.792 | 1.684.792 | 0 |
Opbrengst personeel | -2.381.814 | -2.852.023 | 470.209 |
Voormalig personeel | 585.492 | 549.975 | 35.517 |
College & Raad | 1.494.493 | 1.456.135 | 38.358 |
PERSONEELSLASTEN 2017 | 51.772.771 | 51.513.874 | 258.897 |
Bovenstaand overzicht is deels extracomptabel tot stand gekomen en daarom wijkt het af van hetgeen in de tweede tussenrapportage is opgenomen. De oorzaak hiervan is dat een aantal componenten nu niet worden meegenomen in de salarislasten vanwege bijvoorbeeld de directe relatie met reserve Sociaal Domein. We realiseren ons dat dit de inzichtelijkheid niet bevorderd en gaan dan ook aan de slag om dit op een goede manier in ons financiële systeem te registreren.
In de tweede tussenrapportage hebben wij al € 265.000 salarislasten laten vrijvallen. De totale onderuitputting op de salarislasten is € 524.000, zijnde 1% van de totale P-begroting.
Algemeen
De opgaven voor de gemeente vinden plaats in een complexer wordende omgeving. Ontwikkelingen zoals verduurzaming, robotisering/digitalisering en de veranderende rol van de lokale democratie en overheid, economische ontwikkelingen, stelselherziening Omgevingswet, transformatie sociaal domein (waaronder Thuis in de Wijk) en de veranderende rol van beheerder openbare ruimte, hebben impact op de organisatie. Om de organisatie ook in de toekomst goed te laten functioneren is het noodzakelijk dat medewerkers adaptief en flexibel werken.
Van de organisatie wordt verwacht dat zij bijvoorbeeld een meer flexibele inzet van de medewerker mogelijk te maakt. Er is gestart met het ontwikkelen van een flex- en piekpool en klussenbank met als doel het ondervangen van piekwerkzaamheden door eigen medewerkers in plaats van inhuur. Op het gebied van gezondheid en vitaliteit wordt bewustwording bij medewerkers gecreëerd van het belang bij duurzame inzetbaarheid. Medewerkers blijven immers tot steeds hogere leeftijd in dienst en daarnaast geldt natuurlijk ook dat vitale medewerkers overwegend productiever zijn. Het hoge ziekteverzuimcijfer van onze gemeente zorgt ervoor dat er meer op de preventieve kant ingestoken wordt. Mede door inzet op dit thema is het ziekteverzuimcijfer al met ongeveer 1% gedaald ten opzicht van vorig jaar.
Van een medewerker wordt zelfverantwoordelijkheid en zelfregie verwacht ten aanzien van zijn loopbaan, ontwikkeling en eigen vitaliteit.
Voor het management is een traject uitgezet om samen met hun team tot de gewenste verandering te komen en de stap naar een lerende organisatie te maken. Met elkaar leren, experimenteren, doorbreken van patronen, de vraag te stellen of je op de juiste weg bent en toegerust zijn de discussie met elkaar te voeren.
Individueel Keuzebudget (IKB)
Het IKB, de nieuwe vorm van vakantiegeld, eindejaarsuitkering en levensloopbijdrage, is per januari 2017 in werking getreden. Een grote verandering, waarbij medewerkers zelfverantwoordelijk zijn voor de uitbetaling en inzet van dit budget. Eenmalig in 2017 werd eveneens het restant vakantiegeld over juni tot december 2016 uitbetaald. Met dit bedrag was al in de jaarrekening 2016 rekening gehouden.
HR-analytics
Een van de trends in het vakgebied van P&O is het combineren van gegevens (uit verschillende bronnen) om ontwikkelingen vroegtijdig te signaleren en gerichtsturing te kunnen geven. Na een eerste oriëntatie is besloten een breder onderzoek te doen naar de mogelijkheden, die deze ontwikkelingen bieden aan de gemeente Nissewaard. Er is begonnen met het inventariseren van de huidige rapportages, de lacunes en de wensen ten aanzien van P&O gerelateerde gegevens. Van hieruit zal in de komende tijd gekeken worden naar mogelijkheden om HR-analytics een plaats te geven in de organisatie en zal waar mogelijk de samenwerking worden gezocht met vergelijkbare initiatieven binnen de gemeentelijke organisatie.
Vitaliteits (generatie) pact
De Cao 2013-2015 en de huidige CAO stimuleert gemeenten te kijken naar de mogelijkheden van een generatiepact. Een generatiepact kan een bijdrage leveren aan een evenwichtiger personeelsopbouw en duurzame inzetbaarheid (vitaliteit van de oudere medewerker), doordat oudere medewerkers minder kunnen gaan werken en daarvoor een gedeeltelijke financiële compensatie krijgen. Of ontstane formatieruimte wordt gebruikt om nieuwe jongere medewerkers te werven.
Formatie
Uit onderstaand overzicht blijkt dat het aantal formatieplaatsen per 31 december 2017 is toegenomen met 25,5 fte ten opzichte van 31-12-2016. De vorming van Voorne Putten Werkt (VPW) heeft gezorgd voor een toename van ca. 40 fte. Per saldo is er sprake van een vermindering in formatie van 14,5 fte, wat in lijn ligt met de personele bezuinigingen die destijds in de begroting 2014 is opgevoerd.
Formatie | Gepland | Bezet | Ruimte | |
31-dec-15 |
| 631,87 | 28,48 | |
31-dec-16 | 652,86 | 619,10 | 33,76 | |
31-dec-17 | 678,40 | 652,67 | 25,70 | |
FTE toename | 25,54 |
Realisatie garantiebanen
Tot en met het jaar 2024 moet de overheid, door middel van jobcarving en functie-creatie, in totaal 25.000 extra banen creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. Voor onze gemeente betekent dit een quotum van 29 garantiebanen voor eind 2024. Nissewaard heeft eind 2017 zes garantiebanen gerealiseerd. Daarnaast staat begin 2018 een viertal banen op de planning om een proefplaatsing aan te gaan. Het individuele Quotum eind 2018 staat op het realiseren van 14 banen. Gegeven de hierboven genoemde bezuinigingen op het ambtelijk apparaat geen eenvoudige opgave.
Binnen de begroting is rekening gehouden om deze garantiebanen voor een groot deel structureel te kunnen financieren. De te ontvangen loonkostensubsidie of voorzieningen vanuit het UWV dragen hieraan tevens bij.
In 2017 heeft de gemeenteraad duidelijk zijn draai gevonden. Er is weinig tot niets meer te merken van een cultuurverschil tussen raadsleden van de oude gemeenten Bernisse en Spijkenisse. Ook in kwaliteit is de raad duidelijk gegroeid, dit is vooral te merken tijdens de debatten. De grenscorrectie van Oudenhoorn bleek ook in 2017 een constant en veel aandacht en energie vragend onderwerp, zowel van de ambtelijke organisatie als het bestuur. Hieruit is echter wel het Masterplan voortgekomen, een mooie kans voor Nissewaard.
De gemeenten op Voorne-Putten werken, waar mogelijk, intensief samen. Ook de raden van deze gemeenten hebben regionale samenwerking tot speerpunt gemaakt en werken inmiddels daar waar dit meerwaarde heeft samen. Het bleek door de drukke programma's van de diverse raden in 2017 een grote uitdaging om bijeenkomsten van de Klankbordgroep en gezamenlijke radenbijeenkomsten te organiseren. De nieuwe raad zal de vraag gesteld worden hoe men deze samenwerking verdere invulling zal willen geven.
Vanuit de raad hebben een aantal raadsleden plaatsgenomen in de diverse adviescommissies en de rekeningcommissie van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Ook hierbij wordt in Voorne-Putten verband afstemming gezocht. De betrokken raadsleden merken een afnemende aanwezigheid van raadsleden van andere gemeenten bij bijeenkomsten van de adviescommissies. Ook is het moeilijk raadsleden te vinden die in de adviescommissies plaats willen nemen. Dat is op zich zorgelijk. Hieraan zal bijzondere aandacht worden besteed bij de invulling van de diverse posten van de nieuwe raad. In 2017 heeft er een evaluatie plaatsgevonden van de MRDH. Hieruit zijn diverse aandachtspunten naar voren gekomen die geadresseerd moeten worden.
De griffie is en blijft primair gericht op ondersteuning van de gemeenteraad, op welke wijze dan ook. Raad en griffie blijven oog houden voor doorontwikkeling van kennis en vaardigheden, zowel van raadsleden als ambtenaren, en de organisatie van de griffie. In dit kader is er in 2017 onder andere een training georganiseerd voor (plaatsvervangend-) commissievoorzitters en zijn themabijeenkomsten georganiseerd over ICT/Syntrophos, de Bruggen, de Omgevingswet, Integriteit, Ondermijning, (Subjectieve) Veiligheid, de Bestaande Woningvoorraad, het Weerstandsratio, Trendanalyse, Grondstoffen en Uitvoering, de eventuele verkoop van de aandelen ENECO en het Masterplan. Daarnaast zijn er werkbezoeken gebracht aan het Elementenhuis, diverse wijken/kernen en de Uitkijklocatie van de camera's.
Van belang is bij al deze werkzaamheden ook de burgers van Nissewaard niet uit het oog te verliezen en hierbij zo mogelijk te betrekken. Mede hierom wordt onderzoek gedaan naar het audiovisueel uitzenden van commissie- en raadsvergaderingen. Dit blijkt op zich niet zo makkelijk te realiseren. Er wordt onder andere gekeken naar een totaaloplossing, waarbij de faciliteiten van de raadzaal worden gemoderniseerd, nu deze gebreken beginnen te vertonen en verouderd raken. De benodigde budgetten hiervoor blijken vooralsnog niet voorhanden.
Verbetering van het digitale besluitvormingssysteem is onontbeerlijk. Hoewel hieraan wordt gewerkt, is er in 2017 hierin nog geen verbetering opgetreden. Vanuit de griffie wordt er aandacht en prioriteit gevraagd, maar zal ook een bijdrage geleverd worden aan de verbetering van procedures en de inhoud van stukken. Ten aanzien van de ICT-infrastructuur dient vermeld te worden dat deze in 2017 merkbaar stabieler is ervaren, maar nog steeds bijzonder kwetsbaar blijkt.
De lage opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 baart zorgen. Zeker als de sombere constatering bewaarheid wordt dat de opkomst in herindelingsgemeenten de eerstkomende twee keer door de herindeling negatief beïnvloed wordt. Vanuit de raad is een kleine werkgroep Lokale Democratie aan het werk gegaan met het achterhalen van mogelijke oorzaken van de lage opkomst en het bekijken van mogelijkheden ter verbetering hiervan. Dit heeft onder andere geresulteerd in het deelnemen aan de “Dag van de Democratie” op 9 september 2017. Naast het presenteren van alle politieke partijen van Nissewaard lag de nadruk hierbij op het informeren van inwoners over, en het interesseren van inwoners voor de lokale politiek en het lokaal bestuur. De publieke belangstelling hiervoor bleek gering. In de volgende raadsperiode zal er nagedacht moeten worden over verdere deelname hieraan en zo ja, in welke vorm.
Tevens is aan alle tweede klassen van de middelbare scholen in Nissewaard (en in een enkel geval een derde klas) de gelegenheid geboden deel te nemen aan het programma "Democracity" van ProDemos. Hier is in grote mate gebruik van gemaakt, zelfs in die mate dat extra "lessen" zijn ingekocht en wordt overwogen in 2018 een soortgelijk initiatief te ontplooien. Daarnaast zijn met behulp van ProDemos een tweetal avonden georganiseerd waarop geïnteresseerde inwoners door middel van het programma "Politiek Actief" kennis konden maken met het werk van de gemeenteraad. Ook deze avonden bleken dermate succesvol, dat in 2018 bekeken zal worden hoe hier goed gevolg aan te geven.
Het onderwerp burgerparticipatie is in 2017 meer op het netvlies van de raad gekomen. Zo heeft onder andere de Rekenkamer zich op verzoek van de raad over dit onderwerp gebogen en geadviseerd. Ook dit onderwerp zal in 2018 en daarna verder opgepakt moeten worden.
De eerste maanden van 2018 stonden in het teken van de komende gemeenteraadsverkiezingen op 21 maart 2018. In deze periode werden niet alleen de verkiezingen zelf voorbereid, maar ook de voorbereidingen getroffen voor de nieuwe raadsperiode, op logistiek gebied, organisatorisch en inhoudelijk. ook hier weten griffie en ambtelijke organisatie elkaar goed te vinden. 2018 zal verder, naast het inwerken van de nieuwe raad, ook in het teken staan van de voorbereiding voor het aanzoeken van een nieuwe accountant en rekenkamer in 2019.
Terugblik
In het jaar 2017 is voor Nissewaard veel gebeurd op het gebied van ICT (beheer, onderhoud en verdere ontwikkeling van ICT). Als eerste zijn een belangrijk aantal ICT-oplossingen geïnitieerd en gerealiseerd, welke belangrijke toegevoegde waarde hebben gecreëerd voor de organisatie. Ook heeft gemeente Nissewaard een belangrijke rol gespeeld in het oplossen en voorkomen van ICT-verstoringen die hebben plaatsgevonden in de eerste helft van het jaar en impact hadden op de organisatie. Dit heeft geleid tot zichtbaar resultaat, zoals ook is bevestigd door de gemeenteraad. Als laatste is aandacht besteed om een compleet beeld te krijgen betreft de ontwikkelingen die gaande zijn op het gebied van ICT en welke relevant kunnen zijn voor de toekomst van Nissewaard. Hieronder zijn de onderwerpen in meer detail toegelicht.
Beheer en onderhoud met de focus op stabilisering van ICT
In de eerste helft van het jaar zijn een aantal ICT-verstoringen opgetreden, welke impact hadden op de werkzaamheden van de medewerkers en daardoor ook de dienstverlening van Nissewaard. Nissewaard heeft vervolgens het initiatief genomen en ingrijpende maatregelen voorgesteld om dit te verbeteren in samenwerking met het Syntrophos (ICT Shared Service Center in de vorm van een gemeenschappelijke regeling) en de andere deelnemende gemeenten Westvoorne en Brielle. Investeringen zijn gedaan om de oorzaken van de ICT-verstoringen te onderzoeken en om deze op te lossen. Dit heeft ervoor gezorgd dat er in de tweede helft van het jaar geen ICT-verstoringen hebben plaats gevonden met een dergelijke impact als in de eerste helft van het jaar.
Ontwikkeling van de ICT
In 2017 zijn ook een aantal belangrijke ICT-oplossingen geïnitieerd en gerealiseerd in samenwerking met Syntrophos, welke toegevoegde waarde hebben gecreëerd voor de bedrijfsvoering en dienstverlening van Nissewaard. Een aantal voorbeelden zijn:
- Applicaties zijn gekoppeld aan landelijke informatievoorziening systemen, waardoor handmatige invoer van gegevens is gereduceerd door automatisering.
- Documentscanners zijn geïmplementeerd om de echtheid van identificatie documenten te controleren ter voorkoming van fraude.
- Realisatie van een digitaal dashboard om op basis van prestatie-indicatoren de kwaliteit en kosten van de dienstverlening binnen Nissewaard kunnen worden gemonitord. Ook kunnen de resultaten worden vergeleken met andere gemeenten.
- Implementatie van single sign-on. Sommige applicaties zijn aan elkaar gekoppeld, waarbij het nodig is om per applicatie in te loggen met gebruikersnaam en wachtwoord. Door single sign-on is het mogelijk om met éénmaal in te loggen toegang te krijgen tot meerdere applicaties.
Naast de realisatie van deze ICT-oplossingen is ook vooruit gekeken naar de toekomst. Zichtbaar is dat diverse ontwikkelingen zich in een snel tempo en parallel aan elkaar afspelen op het gebied van ICT of hiermee raakvlak hebben, zoals:
- Veranderende behoeften van burgers, bedrijven en overheidsorganisaties.
- Nieuwe manieren van werken.
- Nieuwe en veranderende technologieën.
- Nieuwe en veranderende wet- en regelgeving.
Eén van de ontwikkelingen waarop is gefocust is zaakgericht werken ofwel welke toegevoegde waarde heeft het voor Nissewaard, hoe kan dit worden gerealiseerd en welke ICT-oplossingen dragen hieraan bij. Dit onderzoek is ook uitgevoerd in samenwerking met Syntrophos en de andere deelnemende gemeenten en toekomstig deelnemer gemeente Hellevoetsluis. De samenwerking wordt voortgezet voor de ontwikkeling en realisatie van het nog te selecteren zaaksysteem. Dit is een belangrijke stap voor de verdere harmonisering van het ICT-landschap van de deelnemende gemeenten bij Syntrophos.
Het is dus een zeer bewogen jaar geweest op het gebied van ICT en dit zal zo blijven, want verandering op het gebied van ICT is de enige constante. Samenwerking met Syntrophos, gemeenten en andere organisaties is daarom belangrijk om hierop in te spelen en de kansen te benutten die deze veranderingen met zich meebrengen voor de bedrijfsvoering en de dienstverlening richting burgers en organisaties.
Informatiebeveiliging (IB)
IB-beleid uitgangspunten
Een betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor het goed functioneren en de rechtmatigheid van de processen bij de gemeente. Informatiebeveiliging is het proces dat deze betrouwbare informatievoorziening borgt. Het opnemen van informatiebeveiliging als kwaliteitscriterium voor een gezonde bedrijfsvoering is tegenwoordig niet langer een keuze, het is noodzaak.
De belangrijkste uitgangspunten voor de informatiebeveiliging voor de gemeente Nissewaard zijn:
- De Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) is de basis voor het gemeentelijke informatiebeveiligingsbeleid (IBB);
- De maatregelen die in het kader van het IBB genomen moeten worden, worden jaarlijks uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan (IBP);
- Het ambitieniveau van de uit te werken maatregelen zijn passend bij het risico en de classificatie van gegevens en passend bij de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken politiek ambtsdragers of ambtelijk medewerkers;
- Informatiebeveiliging is een verantwoordelijkheid van iedereen;
- In alle gevallen blijft het college van B&W (en gemandateerd het management) verantwoordelijk voor de beveiliging van de individuele systemen;
- De gemeente Nissewaard streeft er naar om ‘in control’ te zijn en daarover op professionele wijze verantwoording af te leggen;
- Verantwoording vindt plaats door middel van de in 2017 geïntroduceerde ENSIA-systematiek.
Samenvattend beeld en resultaten afgelopen periode
Dat het gedrag van de mens het grootste gevaar vormt voor de informatieveiligheid is inmiddels een algemeen aanvaard uitgangspunt. Om die reden heeft in er 2017 veel nadruk gelegen op het bewust maken van het personeel aangaande de rol die zij hebben in het informatieveilig zijn van de gemeente. Door gebruik te maken van diverse middelen (workshops, e-learning, informatievoorziening op het intranet) zijn de medewerkers bewust gemaakt van de belangen van informatie voor de gemeente. Deze acties hebben er in 2017 toe geleid dat er slechts eenmaal een ransomware aanval is geslaagd. Ter vergelijking: in 2016 zijn er in totaal 16 geslaagde aanvallen geweest. Door de technische voorzieningen die Syntrophos getroffen heeft was het herstellen van de versleutelde bestanden in alle gevallen binnen enkele uren gerealiseerd.
Naast aandacht voor de medewerkers is er ook aan gewerkt om de projecten geïdentificeerd in het IBP 2017 uit te voeren. De organisatie is er niet in geslaagd om alle projecten volledig tot uitvoering te brengen, met als gevolg dat het gewenste niveau van informatiebeveiliging nog niet bereikt is. Meerdere oorzaken liggen hieraan ten grondslag de belangrijkste hiervan is capaciteit. Er is binnen de gemeentelijke organisatie 1 FTE beschikbaar die zich bezig houdt met informatieveiligheid (de CISO). De CISO is sinds april 2017 ook nog belast geweest met de voorbereiding voor de invoering van de AVG in mei 2018. Dit heeft gemaakt dat er maar beperkt regie kon worden gevoerd op deze processen binnen de organisatie. Daarnaast was er ook binnen de organisatie niet voldoende capaciteit om de projecten op te pakken.
Het ambitieniveau van de gemeente Nissewaard heeft in 2017 gelegen op “uit de problemen blijven”. Voor 2017 is dat ook, gezien het uitblijven van grote incidenten op het gebied van informatieveiligheid, inderdaad gelukt. Of het, met de huidige capaciteit, lukt om ook in 2018 uit de problemen te blijven is maar de vraag. Door meer aandacht te richten op de technische maatregelen (bij Syntrophos) wordt de kans om “uit de problemen” te blijven groter. Ook op organisatorisch gebied zal extra moeten worden ingezet op het voldoen aan de BIG.
Disclaimer
Met alle maatregelen die wij kunnen nemen moeten we ons realiseren dat 100% (informatie)veiligheid niet bestaat. Hoeveel tijd en middelen we als organisatie ook in de informatieveiligheid steken. Het zal altijd mogelijk zijn de maatregelen te omzeilen. Het kat en muis spel van de beveiliger en de misdadiger zal er steeds opnieuw toe leiden dat genomen maatregelen niet voldoende blijken.
Vanwege dit kat-en-muis spel is een belangrijk deel van de genomen maatregelen gericht op het voorkomen van verdere schade en het (snel) herstellen van de functionele omgeving na het optreden van een aanval. Zo kunnen systemen bijvoorbeeld snel worden losgekoppeld van het internet en kunnen beschadigde bestanden op eenvoudige wijze worden hersteld vanuit de backup voorziening.
Ondanks de genomen mitigerende maatregelen blijft het vooral belangrijk om het ontstaan van schade te voorkomen daarom is continue aandacht voor informatieveiligheid en privacy van het grootste belang.
Belangrijkste beheersmaatregelen IB
Een gelimiteerd overzicht van de belangrijkste maatregelen die hebben bijgedragen en nog bijdragen aan het realiseren van de IB-doelstellingen:
- Bij het (her)ontwerp van processen is informatieveiligheid en privacy één van de belangrijke uitgangspunten.
- Door in de beschrijvingen van de functies rekening te houden met informatieveiligheid ontstaat er duidelijkheid omtrent wie precies waarvoor verantwoordelijk is.
- Op basis van het IBP 2017 zijn er beveiligingsmaatregelen genomen binnen de gemeente en bij Syntrophos.
- Bij Syntrophos is er steeds meer aandacht voor de technische beveiligingsmaatregelen, als gevolg van de interne problematiek zal Syntrophos volgens planning pas eind 2018 volledig BIG-proof zijn.
- Ook op organisatorisch gebied is de gemeente Nissewaard nog niet 100% BIG-proof. In het informatiebeveiligingsplan 2018 (mei 2018) zullen de nog te nemen maatregelen verder gespecificeerd worden.
Collegeverklaring ENSIA inzake informatiebeveiliging DigiD en Suwinet
De effectiviteit van de door ons genomen maatregelen is met ingang van 2017 getoetst door middel van de (brede) zelfevaluatie informatiebeveiliging: Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).
Op basis hiervan is ter voldoening aan de verticale controle inzake informatiebeveiliging DigiD en SUWI de collegeverklaring ENSIA opgesteld.
Incidenten
In 2017 hebben zich verscheidene incidenten op het gebied van informatieveiligheid voorgedaan. De belangrijkste incidenten waarbij gegevens van burgers zijn betrokken zijn opgenomen in het register datalekken. Technische incidenten worden gerapporteerd door Syntrophos en vallen buiten de scope van deze verantwoording.
In het register datalekken zijn 29 meldingen opgenomen:
- 18 van deze meldingen hebben na onderzoek niet geleid tot een melding aan de autoriteit persoonsgegevens. Het betrof hier incidenten met of bij externe partners (Postbezorging, SVW) of incidenten waarbij de inhoud van de gegevens niet konden leiden tot schadelijke gevolgen voor de betrokkenen;
- Van 1 melding was een voorlopige melding bij de autoriteit persoonsgegevens gemaakt die later is ingetrokken. Onderzoek wat pas na de uiterste meldperiode van 72 uur uitgevoerd kon worden maakte duidelijk dat de genomen maatregelen voldoende waren geweest om de kans op schade weg te nemen;
- Van 17 meldingen is een melding gemaakt bij de autoriteit persoonsgegevens. In 1 van deze gevallen werd de kans op het optreden van schade zodanig hoog geacht dat besloten is om betrokkenen door middel van een brief op de hoogte te stellen. In alle andere gevallen was de kans op schade dermate klein dat het op de hoogte stellen van betrokkenen niet van toegevoegde waarde werd geacht.
Meerjarenperspectief
Voor 2018 is de verwachting dat er nog meer aandacht zal zijn voor informatiebeveiliging. Dit wordt aangewakkerd door de inwerkingtreding van de AVG waarbij de aandacht voor Privacy en datalekken nog meer in het middelpunt van de belangstelling zal komen te staan.
In het IBP 2018 (mei 2018) zullen de te nemen maatregelen worden benoemd en zal een realistische planning worden gemaakt. Voor de technische maategelen geldt dat Syntrophos heeft aangegeven voor het eind van 2018 te voldoen aan de BIG.
Om dit alles in goede banen te leiden is het van belang om de middelen te reserveren. Streven moet dan ook zijn om voor de begroting van 2019 een begrotingspost informatieveiligheid en privacy te realiseren waarin voldoende ruimte zit om de maatregelen die in dit kader genomen moeten worden te bekostigen.
Naast de bedrijfsvoeringstaken die onderdeel zijn van het cluster Concernstaf vervult de afdeling Accommodaties de huisvesting en facilitaire ondersteuning van de eigen ambtelijke organisatie en gebruikers van alle locaties. Als uitgangspunt wordt hierbij gehanteerd dat dit professioneel en klantgericht wordt uitgevoerd, binnen de centraal gestelde kaders, om gebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen bij het uitvoeren van hun taken en activiteiten en bij en het realiseren van beleidsdoelstellingen. Dit gebeurt functioneel maar sober en doelmatig. Als onderdeel van de bedrijfsvoering worden de volgende belangrijke taakgebieden verzorgd.
- De gemeente voorziet in de huisvestingsbehoefte van de gehele ambtelijke organisatie en de aansluiting tussen vraag en aanbod. De huisvestingsbehoefte verandert continue als gevolg van verschillende exogene factoren. Het beheer en de exploitatie van de eigen 8 werkgebouwen is onderdeel van de bedrijfsvoering.
- Om de ambtelijke organisatie in de werkgebouwen en externe gebruikers van alle locaties te faciliteren en te ontzorgen bij het uitvoeren van de activiteiten worden verscheidende facilitaire diensten op basis van regievoering geboden. Hierbij kan gedacht worden aan:
- Restauratieve diensten (catering, bedrijfsrestaurant, vergaderservice etc.)
- Warme drankenvoorzieningen
- Schoonmaakdienstverlening en ongediertebestrijding
- Kopieer, post- en reprodiensten
- Verzekeren, risicobeheer en schadeafhandeling
- Beveiliging en bewakingsdiensten
- Beheer van inrichting en inventaris waaronder werkplekbeheer
- Groenvoorziening en kunst/aankleding
- Sanitaire diensten
- Audio visuele middelen
- Dienstkleding
- Bode en huismeesterdiensten
Om deze aanvragen te coördineren beschikt de gemeente over een Servicepunt dat circa 20.000 KWIS (Klachten, Wensen, Informatievragen, Storingen) meldingen op jaarbasis afhandelt. Naast deze meldingen worden circa 12.000 reserveringen van vergaderfaciliteiten verwerkt en gefaciliteerd.
Doelstelling en aanpak in 2017
Wat willen we bereiken? | Wat gaan we daarvoor doen? |
Het jaar 2017 stond in het teken van de reorganisatie van het facilitaire team met het doel om (meer) op regiebasis te gaan werken en nieuwe invulling te geven aan de klantgerichtheid en de uitbesteding van facilitaire diensten. Een belangrijke voorwaarde was het op orde brengen van de basis en de ondersteunende processen. | Voor het kalenderjaar 2017 zijn de onderstaande doelstellingen geformuleerd:
|
Toelichting ontwikkelingen
Reorganisatie binnen afdeling Accommodaties
Per 1 januari 2017 was het reorganisatieplan van afdeling Accommodaties een feit. Dit betekende voor het team facilitaire dienstverlening dat functies werden herbenoemd en drie nieuwe functies werden toegevoegd: contract- en leveranciersmanager, beleidsmedewerker facilitaire dienstverlening en accountmanager. Medio 2017 was het gehele team compleet. Tijdens het jaar 2017 werden nieuwe werkwijzen en werkprocessen ingevoerd. Concreet betekent dit er, meer dan voorheen, klantgericht wordt gewerkt, de dienstverleningscontracten professioneel (en dagelijks) worden beheerd en verbeterd, het contact met de leverancier is geïntensiveerd en, waar mogelijk, bezuinigingen op contracten worden doorgevoerd.
Dienstverleningsovereenkomsten
In het kader van de verbetering van de werkprocessen en dienstverlening zijn twee professionele dienstverleningsovereenkomsten opgesteld (Jeugd Ondersteunings Team en WMO).
Inzet Servicepunt bij afhandeling reserveringen Sport en Wijkcentra
Op het gebied van sport is een verbeterslag gemaakt door het digitaliseren van de sportreserveringen. Omdat dit een tijdrovende aangelegenheid is gebleken, is de afhandeling van de reserveringen van de Wijkcentra doorgeschoven naar 2018.
Nieuwe huisvestingsvisie en inrichtingsconcept
In 2017 is, in samenwerking met een extern adviesbureau, een organisatiebrede huisvestingsvisie en inrichtingsconcept ontwikkeld en vastgesteld. Het directieteam en het programmateam waren hier nauw bij betrokken. Omdat een geheel nieuw werkplekconcept ver boven het gemeentelijk budget uitsteeg, heeft het DT besloten om geen nieuw concept in te voeren, maar de scenario’s te beperken tot het aanpassen van een aantal ontmoetingsplekken, w.o. de copy-coffeecorners, de 5 vergaderzalen en de vide, het restaurant, de ontvangstruimte voor bezoekers en een deel van de centrale hal.
In 2017 is, in samenwerking met de gebruikers, hiervoor een functioneel ontwerp ontwikkeld en vastgesteld. Met de architect van het Stadhuis, Ector Hoogstad is een huisstijlboek (een stijlgids voor inrichtingsconcepten) ontwikkeld, zodat de nieuwe aanpassingen in het gebouw eenduidig en volgens duidelijk geformuleerde uitgangspunten worden uitgevoerd. De bovengenoemde aanpassingen worden in de jaren 2018 en 2019 gefaseerd ingevoerd.
Scenario’s huisvesting afdeling Stadsbeheer
Afdeling Projectleiding heeft in 2017 een concept DO opgesteld. De verwachting is dat in 2018 dit concept verder wordt uitgewerkt waarna, in samenspraak met Accommodaties, de facilitaire huisvestingsscenario’s kunnen worden ontwikkeld.
Diverse (Europese) aanbestedingen
In 2017 hebben diverse aanbestedingen plaatsgevonden op basis van de nieuwe werkwijze van regie:
- De Catering is aanbesteed met een looptijd van 5 jaar maar met optie tot verlenging van 2 x een jaar. In samenspraak met de nieuwe cateraar is een moderne espressobar gerealiseerd in het restaurant. De openingstijden van het restaurant zijn verruimd (o.a. ontbijtservice).
- Voor diverse afdelingen van de organisatie en voor De Stoep is voor het eerst een breed contract afgesloten voor Bedrijfskleding.
- Er werd een meerjarig contract afgesloten met de huidige leverancier voor Verhuizingen.